Senin, 30 Januari 2012

ADMINISTRASI PERKANTORAN

TUGAS MANDIRI AKHIR SEMESTER
(Sifat terbuka)
Mata kuliah : ADM. PERKANTORAN
Dosen : Sugeng Rusmiwari
Mahasiswa : Yuliati Natalia
NIM : 2008210036
Alamat Blog : www.ulieanakragil.blogspot.com


1.a. Pada hakikatnya administrasi adalah ilmu dan seni, disebut sebagai ilmu karena administrasi merupakan pengetahuan-pengetahuan tentang menjalankan organisasi, sedangkan disebut sebagai seni karena administrasi merupakan tata cara mengatur, dan mengendalikan serta menjalankan sebuah organisasi dalam mencapai suatu tujuan tertentu.
Dalam arti sempit, administrasi merupakan kegiatan-kegiatan/ cara-cara yang dilakukan oleh sekelompok orang yang ada dalam organisasi (leader mauapun follower) untuk melakukan pekerjaan perkantoran (clirecal work), yaitu pencatatan, pengarsipan, pendokumentasian, serta menjalankan fungsi sebagai public servant, yaitu kegiatan melayani setiap orang yang membutuhkan pelayanan dari organisasi tersebut.

b. Sumber daya adalah segala apa yang merupakan sumber kekuatan bagi orang yang melakukan usaha atau daya upaya, yakni terutama: manusia (personil), uang, dan alat, pesawat, mesin, gedung dan sebaginya, ( Prajudi Admosudirdjo, 1985 : 23).
untuk mencapai tujuannya segala sesuatu yang ada dalam organisasi merupakan sumber daya organisasi yang dapat didaya gunakan secara optimal. Sumber daya tersebut adalah SDM, SDA, Teknologi, sarana dan prasarana, dll. Manajemen yang baik atas sumber daya yang ada dalam organisasi akan menghasilkan output yang baik pula, tepat guna (efisien), tepat waktu (efektif), dan nyata (rasional).

c. Kendala yang sering terjadi dalam organisasi adalah konflik/masalah yang terjadi secara internal maupun eksternal. Secara internal berarti konflik yang terjadi karena teknologi, sarana dan prasarana, fasilitas, serta SDM antar individu, baik karyawan dengan karyawan, atasan-dengan atasan, maupun karyawan dengan atasan. Sedangkan secara eksternal berarti konflik/masalah yang ditimbulkan oleh pihak luar, baik itu SDA yang belum terpenuhi, ataupun pihak lain yang menginginkan terjadinya konflik.
Solusi yang tepat yaitu perlu adanya manejemen yang baik dalam mengendalikan semua hal tersebut, pengaturan komunikasi yang lancar dan kerjasama antar karyawan, antar atasan, maupun karyawan dengan atasan, penciptaan suasana organisasi yang sehat dan nyaman, ketersediaan teknologi, sarana dan prasarana yang memadai, terpenuhinya fasilitas yang dibutuhkan seluruh anggota organisasi.
Selain itu perlu menciptakan hubungan yang baik dengan berbagai pihak luar agar terjalin kerjasama yang saling mendukung.

2. a. Leader dalam sebuah organisasi adalah memimpin, namun tidak hanya itu fungsi leader, leader merupakan orang yang pertama dan utama dalam organisasi, dimana leader bertanggung jawab atas organisasi secara keseluruhan, bertanggungjawab atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasan dalam organisasi (POAC Planning Organizing Actuating Contolling). Dalam menjlaankan fungsinya seorang leader dituntut untuk memiliki dasar yang baik, memilki pedoman etika memimpin dan berorganisasi yang baik, karena pemimpin tidak sekedar memimpin namun mengatur organisasi secara keseluruhan. Follower akan merasa dihargai jika pemimpin menganggap follower merupakan bagian terpenting dalam mencapai tujuan organisasi. memberi kesempatan yang sama bagi follower untuk berpendapat dan mengeluarkan idenya, bijaksana dalam menangani konflik, tidak memihak, serta selalu memberi motivasi kepada follower untuk terus maju dan berprestasi.

b. Jika etika kepemimpinan dan sistem organisasi baik maka efektifitas prosedur administrasi perkantoran akan baik pula. Sebaliknya jika etika kepemimpinan dan sistem organisasi tidak baik maka efektifitas prosedur administrasi perkantoran akan tidak baik pula. Hal ini didukung oleh cara pemimpin menjalankan fungsi memimpinnya dalam melakukan kegiatan orgaisasi, apakah telah beretika organisasi dan sesuai aturan yang disepakati bersama? Dan apakah telah melayani follower dan publik dengan baik? Sehingga efektifitas prosedur administrasi perkantoran tercapai.

c. Kantor adalah rumah kedua bagi leader maupun follower, namun yang menjadi hambatan bagi leader maupun follower untuk menjadikan kantor sebagai rumah kedua adalah kurangnya tercipta suasana kerja yang nyaman, hal ini disebabkan oleh banyak faktor, konflik dalam diri masing-masing individu ataupun konflik yang disebabkan oleh individu lain, contohnya: gaya kepemimpinan yang otoriter, persaingan yang tidak sehat antar individu, upah dan fasilitas yang tidak memuaskan, serta terbatasnya sarana dan prasarana di kantor.

3.a. Setiap individu dalam organisasi memiliki kesempatan yang sama untuk menjadi pemimpin, baik secara formal maupun hanya sesaat saja. Hal ini didasari oleh teori Mc. Douglas yang mengatakan bahwa setiap manusia dilahirkan untuk menjadi pemimpin, sehingga memiliki bakat dan kemampuan untuk memimpin (Paradigma Analisis Metta Administration). Dalam organisasi, terdapat kepemimpinan situasional yang artinya dalam situasi tertentu bawahan bisa menjadi pemimpin, dan sebaliknya pemimpin bisa menjadi bawahan. Hal ini terjadi ketika pemimpin memberi kesempatan bawahan untuk berpendapat dan melakukan kretifitas dan idenya, dimana pemimpin mau mendengar dan menjalankan ide bawahannya, serta situasi darurat dimana bawahan harus mengambil keputusan dalam organisasi ketika terjadi kekosongan pemimpin.

b. Unsur yang dominan dalam pendekatan Metta Leadership yaitu:
1. Unsur otoriter, bila gaya kepemimpinannya semena-mena, memaksakan kehendak dan pendapat.
2. Unsur demokratis, bila gaya kepemimpinannya bersedia mendengar pendapat orang lain, bersifat terbuka dan menerima kritik dan saran, komunikasi dan hubungan kerjasama antara atasan dan bawahan terjalin secara timba balik.
3. Unsur liberal, bila gaya kepemimpinannya menganggap bawahan telah mengerti dan memahami kegiatan berorganisasi, sehingga terlalu memberi kebebasan kepada bawahan dan kurangnya pengendalian terhadap sistem dan kegiatan organisasi.

c. Keputusan yang diambil oleh seorang pemimpin harus benevolent autocrat, yang berarti bahwa setiap keputusan yang diambil oleh seorang pemimpin harus tepat sasaran (efisien) dan tepat waktu (efektif), mencakup segala aspek, tidak memihak, dan dapat dilaksakan sesuai kemampuan. Untuk hal tersebut pemimpin dituntut standar penampilan pribadi (grooming) yang baik, baik secara fisik maupun psikisnya, berpenampilan rapi dan sehat serta memiliki karakter dan kepribadian yang baik, berwibawa, bijaksana, dan menjad teladan bagi bawahannya.

4. a. Dalam organisasi, setiap anggota yang ada didalamnya mulai dari Top Leader hingga Follower-nya merupakan satu kesatuan yang saling terkait dalam kegiatan maupun fungsinya, setiap leader maupun follower dituntut untuk bertanggungjawab (akuntabilitas) dalam menjalankan fungsinya sesuai job description atau tugas pokok dan fungsinya yang diperankannya. Demi terwujudnya pelayanan prima (excellent services/customer care) bagi publik yang membutuhkan pelayanan maka dituntut pertanggunggjawaban secara vertical maupun horizontal, secara vertikal yang artinya bertanggungjawab terhadap Tuhan atas setiap tindakannya dalam menjalankan organisasi, sedangkan secara horizontal yang artinya dapat dipertanggungjawabkan terhadap sesama anggota organisasi.
b. Jika akuntabilitas setiap individu dapat diwujudkan maka pengembangan karier (career development) pegawai akan berjalan dengan efektif, dimana kecurangan-kecurangan dalam berorganisasi dapat diminimalisir, dan etika berorganisasi administrasi perkantoran dapat ditingkatkan.
c. Agar terjadi organisasi yang link and match dan good and good, maka perlu sebuah sistem dan manajemen organisasi yang baik, penegasan terhadap peraturan-peraturan yang harus ditaati disertai sanksi, job description yang jelas, akuntabilitas setiap individu secara vertical dan horizontal, prioritas pada pelayanan prima, etika berorganisasi administrasi perkantoran yang efektif, meberi peluang dan kesempatan atas pengembangan karier pegawai, dan penciptaan suasana kerja yang nyaman sebagai rumah kedua bagi anggota organisasi, serta komunikasi dan hubungan kerjasama yang baik secara internal maupun eksternal.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar